магазин принтеров и расх. материалов
магазин терминалов и сканеров
  +7 (495) 105-97-13
форма обратной связи
поиск по сайту

Москва:

Тел.: +7 (495) 105-97-13

форма обратной связи

подробнее


Санкт-Петербург:

Тел.: +7 (812) 209-19-97

E-mail: infospb@geksagon.ru


Воронеж:

Тел.: +7 (473) 200-63-49

E-mail: info@geksagon.ru

подробнее


Челябинск:

Тел.: +7 (351) 277-89-90

E-mail: info@geksagon.ru

подробнее


Алматы (Казахстан):

Тел.: +7 (727) 266-33-23,
+7 (727) 344-95-72

E-mail: info@geksagon.ru



СЕРВИСНЫЙ ЦЕНТР:

Тел.: +7 (495) 105-97-13

hard@geksagon.ru

Автоматизация учета почтовой корреспонденции и документооборота в компании Петрол Плюс Регион

О компании Петрол Плюс Регион

Процессинговые услуги – услуги по приему пластиковых карт, обработке информации по пластиковым картам, передаче информации, необходимой для обслуживания пластиковых карт, организация взаимных расчетов между участниками систем безналичных расчетов.
Цель проектов «Компании «Петрол Плюс Регион» – предоставить своим клиентам максимальные удобства при получении топлива и услуг на точках приёма карт. А так же усовершенствовать систему внутреннего учёта для клиентов. Использование пластиковых смарт-карт в целом позволяет клиентам помимо удобства, значительно снизить затраты на топливо и организацию процесса снабжения топливом собственного транспорта.

О проекте

Необходимость автоматизации документооборота в компании возникла в связи с кардинальными изменениями требований Почты России к принимаемой к отправке корреспонденции. Так, в соответствие с новыми требованиями, все пересылаемые документы должны быть оформлены списком и отсортированы по весу и по списку. А так как объемы корреспонденции в компании Петрол Плюс Регион достаточно велики, то вручную выполнение новых правил заняло бы слишком много времени. Поэтому руководство компании поставило перед руководителями отделов следующие задачи:
автоматизации обработки исходящей корреспонденции;
автоматизации документооборота в офисе.
В итоге отделом автоматизации было разработано решение, реализующее обе задачи и включающее в себя использование штрихового когда.
Реализация первой задачи состоит из нескольких этапов:
1. В ходе отчетного периода накапливается информация по операциям с контрагентами;
2. В конце отчетного периода в фиксированные сроки формируется итоговая отчетность за весь период;
3. Формируются отчетные документы в электронном виде;
4. Документы распечатываются, на них ставятся подписи и печати.
5. Документы вкладываются в конверты.
6. На конвертах в адресной части печатается сгенерированный штрих-код. Штрих-код идентифицирует каждое почтовое отправление, благодаря чему становится доступной информация о получателе, количестве и содержании документов, а также весе письма.
7. При отправке корреспонденции секретарь сканирует штрих-код и программа формирует список писем, автоматически сортируя их по весу. В данном списке обязательно должны быть указаны получатель, адрес, индекс получателя, штрих-код. Секретарь распечатывает списки и прилагает их к письмам.

Отчетные документы отправляются контрагентам в двух экземплярах: один экземпляр контрагент оставляет себе, а второй визирует и отправляет обратно в Петрол Плюс Регион. Вот здесь и происходит реализация второй задачи – автоматизация документооборота. Так как на каждый документ ставится штрих-код, то при получении завизированного документа секретарь сканирует штрих-код, регистрируя вернувшийся документ в базе, и подшивает в соответствующую папку.
Для идентификации почтовых отправлений и документов используется штрих-код Code 39. Разработанная специалистами отдела автоматизации программа связывает сканер штрихового кода с головным устройством и интегрирует его в разработанную систему автоматизации документооборота. При выборе сканера штрих-кода учитывались такие критерии, как сканирующие способности (скорость работы сканера, дальность сканирования, невысокие требования к качеству печати штрих-кодов и др.), возможность сканирования штрих-кодов через пленку адресного окна конверта, а также цена. В итоге компания Петрол Плюс Регион остановила свой выбор на сканере Hand Held IT3800LR.

О компании Hand Held Products

Hand Held Products – американский производитель сканеров штрих-кода, мобильных компьютеров, терминалов сбора данных. Был основан в 1972 году. На протяжении всего срока своего существования компания постоянно совершенствовала свои технологии, благодаря чему всегда предлагала только современные разработки в области автоматической идентификации. На данный момент Hand Held Products надежный партнер огромного количества компаний по всему миру, работающих в отраслях розничной и потовой торговли, грузоперевозок, складской логистики, производства, почтовых отправлений и др.

О сканере HHP IT3800LR

IT3800LR – достойный представитель продуктовой линейки Hand Held. Это имиджевый сканер, считывающий все линейные штрих-коды с расстояния до 20,3 см, при этом ширина поля сканирования составляет 13 см. Скорость сканирования равна 270 скан/сек. Сканер способен работать в нескольких режимах: включаться при нажатии на кнопку, быть включенным постоянно или активироваться при поднесении штрих-кода к сканирующему окну. Существенно и то, что IT3800LR считывает потертые штрих-коды, а также штрих-коды под прозрачной пленкой, не искажая при этом считываемую информацию. Сканер очень удобен в использовании – легко ложится в руку, легко снимается с подставки, а главное не нужно слишком близко подносить штрих-код к сканирующему окну и держать его (сканирующее окно) строго перпендикулярно плоскости сканирования. IT3800LR считывает штрих-коды под углом 450. Благодаря профессиональным характеристикам сканера HHP IT3800LR, компания Петрол Плюс Регион выбрала именно его для автоматизации документооборота. В качестве поставщика сканеров был выбран Центр Штрихового Кодирования «Гексагон».

Итоги
«На протяжении всего процесса реализации проекта компания Гексагон оказывала нам техническую поддержку, причем предоставляла необходимую информацию оперативно, без задержек» - программист отдела автоматизации Королевский В.П.
В ходе реализации проекта трудности возникали в основном с доработкой программы, интегрирующей сканер в систему. Сам сканер HHP IT3800LR показал себя с лучшей стороны. В качестве единственного препятствия было названо отсутствие функции проставления ENTER после штрих-кода. Но компания Гексагон выслала управляющий штрих-код, обеспечивший подключение данной функции.

Основными итогами внедрения системы автоматизации документооборота в компании Петрол Плюс Регион является сокращение затрат времени на обработку почтовой корреспонденции и учет документов, а также исключение возможности ошибок, свойственных для ручного труда.
«Мы создали систему автоматизации обработки почтовых отравлений и учета документов, состоящую из сканеров компании Hand Held Products IT3800LR и программного обеспечения. Благодаря этой системе процесс подготовки корреспонденции к отправке заметно сократился по времени. Без внедренной системы автоматизации мы не смогли бы выполнить новые требования Почты России, так как пришлось бы существенно увеличивать персонал для обработки всей имеющейся у нас корреспонденции» - начальник сервисного отдела Тришанова О.А.

Компания Петрол Плюс рада рассказать о процессе автоматизации документооборота, и будет благодарна, если кто-то в ответ сможет поделиться своим опытом в этой области.

О компании Гексагон:
Компания ООО ЦШК «Гексагон», уже 10 лет успешно работает на рынке средств автоматической идентификации. Поставщик оборудования для печати и считывания штрих кода (этикеточные принтеры, принтеры штрих кода, линейные ручные сканеры, терминалы сбора данных), приглашает Вас к сотрудничеству.

ЦШК «Гексагон» является официальным дистрибьютором ряда всемирно известных иностранных компаний производителей оборудования и комплектующих, таких как Zebra, Datamax-O’Neil, Casio, Metrologic, Datalogic. Также компания предлагает сканеры штрих-кода и принтер этикеток под собственной торговой маркой Proton. Все это позволяет нам предлагать весь спектр оборудования для работы со штрих кодом различных иностранных производителей с различными техническими характеристиками и во всех ценовых диапазонах и осуществлять поставку и гарантийное обслуживание в крайне сжатые сроки. Оптимальное сочетание цены и качества, индивидуальный подход к каждому заказчику и гибкая система скидок – отличительная черта нашей компании.

Среди наших заказчиков известные организации и компании работающие, как в России, так и за рубежом в различных сферах бизнеса, таких как транспорт, логистика, фармацевтика, торговля, производство, услуги.

Все оборудование, поставляемое ЦШК «Гексагон», имеет сертификаты соответствия стандартам РФ.

В состав компании, входят региональные филиалы в России, Украине, Казахстане, сервисные центры по обучению и гарантийному обслуживанию, а так же собственное производство расходных материалов к принтерам этикеток.
Приглашаем Вас к сотрудничеству!